Zásady spracúvania osobných údajov – NUBIUM

Ochrane osobných údajov našich zákazníkov venujeme veľkú pozornosť, je pre nás dôležité aby vaše osobné údaje boli u nás v bezpečí. Od 25. mája 2018, vrátane, sú vaše osobné údaje spracovávané v súlade s Nariadením Európskeho parlamentu a rady (EÚ) 2016/679 z 27. apríla 2016 o ochrane fyzických osôb pri spracúvaní osobných údajov a o voľnom pohybe takýchto údajov, ktorým sa ruší smernica 95/46/ES (všeobecné nariadenie o ochrane údajov “GDPR”) a v súlade so zákonom č. 18/2018 Z. z. o ochrane osobných údajov a o zmene a doplnení niektorých zákonov v znení platnom a účinnom od 25. mája 2018 (ďalej len „zákon o ochrane osobných údajov“). V súvislosti so spracúvaním osobných údajov, Vám v zmysle čl. 13 Nariadenia Európskeho parlamentu a Rady EÚ 2016/679 (GDPR), poskytujeme nasledujúce informácie.

Kto je prevádzkovateľom?

Správcom vašich osobných údajov je spoločnosť NUBIUM, s. r. o., so sídlom Trenčianska 705/55, Bratislava, 821 09, IČO: 47545674, zapísaná v obchodnom registri Mestského súdu Bratislava III, Oddiel: Sro, Vložka číslo: 94590/B (ďalej len „prevádzkovateľ“), Prevádzkujeme weby https://www.nubium.sk/. Voči vašim osobným údajom sme v pozícii prevádzkovateľa: určujeme, ako budú osobné údaje spracovávané a za akým účelom, akú dlhú dobu a vyberáme prípadných ďalších spracovávateľov.

Ako nás môžete kontaktovať?

V prípade akýchkoľvek otázok ohľadom spracovávania osobných údajov nás môžete kontaktovať na email: nubium@nubium.sk

Účel spracúvania osobných údajov

V mene spoločnosti NUBIUM, s. r. o. ako prevádzkovateľ, získavame od Vás iba tie údaje, ktoré skutočne potrebujeme na poskytnutie plnohodnotnej služby [Reklamné a marketingové služby, Počítačové služby, Sprostredkovateľská činnosť v oblasti obchodu, služieb a výroby]. Účely spracúvania osobných údajov pri jednotlivých procesných krokoch sú:

• Pri komunikácii s klientmi telefonicky, osobne, formou elektronickej/papierovej pošty alebo prostredníctvom online kontaktného formulára spracúvame údaje v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR – oprávneného záujmu za účelom reakcie na Vami podaný dopyt/podnet alebo otázku ohľadne poskytovaných služieb a dodávaných produktov, kedy je nevyhnutné verifikovať relevantnosť požiadavky, alebo realizovať prípadný následný kontakt Vás ako dotknutej osoby.

• V prípade prejavenia záujmu o naše služby, pri vytváraní objednávky služieb telefonicky, osobne, formou elektronickej/papierovej pošty spracúvame údaje v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – kde spracúvanie údajov je nevyhnutné na vykonávanie potrebných opatrení podľa Vašich požiadaviek ako objednávateľa pred uzatvorením a potvrdením objednávky, čiže počas procesu predzmluvného vzťahu – napr. identifikácia klienta počas vytvárania, definovania alebo úpravy objednávky, určenie alebo zmena adresy a času dodania, prípadne doplnenia iných potrebných údajov na uzatvorenie objednávky.

• Po potvrdení objednávky, čiže po vzniknutí zmluvného vzťahu medzi prevádzkovateľom a Vami ako dotknutou osobou objednávateľom, pri potrebnej kooperatívnej komunikácií s klientom, pri informovaní o zmenách stavu objednávky, pri finálnom osobnom doručovaní, alebo pri príprave a vystavovaní daňového dokladu (faktúry) spracúvame údaje v zmysle čl. 6 ods. 1 písm.

b) Nariadenia GDPR – kde spracúvanie údajov je nevyhnutné pre naplnenie zmluvného vzťahu, ktorej zmluvnou stranou ste Vy ako dotknutá osoba klient.

Zoznam spracúvaných osobných údajov

• Údaje potrebné pre odoslanie správy prostredníctvom online kontaktného formulára

– Meno

– Adresa elektronickej pošty

– Telefónne číslo

• Údaje potrebné pre realizáciu objednávky

– Meno a priezvisko

– Adresa elektronickej pošty

– Adresa trvalého bydliska, prípadne iná korešpondenčná adresa pre doručenie zásielky

– Telefónne číslo

• Fakturačné údaje

– Meno a priezvisko

– Adresa trvalého bydliska, prípadne iná korešpondenčná adresa pre potreby fakturácie

– číslo účtu / IBAN

• Kontaktné údaje v prípade doručovania zásielky

– Meno a priezvisko

– Adresa trvalého bydliska alebo iná korešpondenčná adresa pre doručenie zásielky

– Telefónne číslo – pre potreby potvrdenia dátumu, času a miesta doručenia, alebo v prípadne vykonania zmeny v objednávke

Adresa elektronickej pošty pre potreby zaslania elektronického potvrdenia objednávky a zmeny stavu objednávky, zároveň ako núdzový komunikačný prostriedok ak zákazník nie je dostupný na uvedenom telefónnom čísle.

Doba spracúvania a uchovávania Vašich osobných údajov

Vaše osobné údaje, ktoré sme spracovali alebo spracúvame v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. b) Nariadenia GDPR – v rámci plnenia záväzkov prevádzkovateľa voči objednávateľom a klientom, ďalej spracúvame za účelom splnenia si našich zákonných povinností na úseku daní a účtovníctva, ktoré nám vyplývajú zo všeobecne záväzných právnych predpisov (napr. uchovávanie jednotlivých účtovných záznamov Vašich potvrdených objednávok a fakturácie pre účely doručenia vybraného tovaru na Vašu kontaktnú adresu v zmysle zákona č. 431/2002 Z. z. o účtovníctve v znení neskorších predpisov, pre prípady preukázania splnenia si daňových povinností v zmysle daňových právnych predpisov zákon č. 595/2003 Z. z. o dani z príjmov, zákon č. 563/2009 Z. z. o správe daní a pod.), musíme uchovávať po dobu stanovenú príslušnými právnymi predpismi. V každom prípade sa ale riadime zásadou minimalizácie uchovávania osobných údajov v zmysle čl. 5 ods. 1 písm. e) Nariadenia GDPR a preto budú Vaše osobné údaje, ktoré nepodliehajú archivácii podľa osobitných právnych predpisov, vymazané alebo anonymizované.

Osobné údaje spracúvané v zmysle čl. 6 ods. 1 písm. f) Nariadenia GDPR – na základe oprávneného záujmu, ktoré boli získané pri reakcii na Vami podaný dopyt/podnet alebo otázku ohľadne poskytovaných služieb a dodávaných produktov, kedy bolo nevyhnutné verifikovať relevantnosť požiadavky, alebo realizovať prípadný následný kontakt klienta/dotknutej osoby, po vybavení neboli následne postúpené do predzmluvného alebo zmluvného vzťahu sú bezodkladne vymazané.

Ako Prevádzkovateľ zabezpečíme výmaz osobných údajov bez zbytočného odkladu po tom, ako: boli ukončené všetky zmluvné vzťahy medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom ; a/alebo

– zanikli všetky Vaše záväzky voči prevádzkovateľovi; a/alebo
– boli vybavené všetky Vaše reklamácie a žiadosti; a/alebo
– boli vysporiadané všetky ďalšie práva a povinnosti medzi Vami a nami ako prevádzkovateľom; a/alebo
– boli naplnené všetky účely spracúvania stanovené právnymi predpismi alebo účely spracúvania, na ktoré ste nám dali súhlas, ak spracúvanie prebiehalo na základe súhlasu dotknutej osoby; a/alebo
– uplynula lehota, na ktorý bol súhlas udelený alebo dotknutá osoba svoj súhlas odvolala; a/alebo
– bolo vyhovené žiadosti dotknutej osoby o výmaz osobných údajov a bol naplnený niektorý z dôvodov odôvodňujúcich vyhovenie tejto žiadosti; a/alebo
– nastala rozhodná právna skutočnosť pre skončenie účelu spracúvania a zároveň uplynula aj ochranná retenčná lehota vymedzená s ohľadom na princíp minimalizácie doby uchovávania osobných údajov;
– a súčasne netrvá oprávnený záujem prevádzkovateľa, zanikli všetky povinnosti stanovené všeobecne záväznými právnymi predpismi, ktoré si vyžadujú uchovávanie osobných údajov dotknutej osoby (najmä na účely archivácie, výkonu daňovej kontroly a pod.), alebo ktoré by bez ich uchovania nebolo možné splniť.

Akékoľvek náhodne získané osobné údaje v žiadnom prípade ďalej systematicky nespracúvame na žiadny nami vymedzený účel. Ak je to možné, informujeme dotknutú osobu, ktorej náhodne získané osobné údaje patria o ich náhodnom získaní a podľa povahy prípadu jej poskytneme potrebnú súčinnosť vedúcu k obnoveniu kontroly nad jej osobnými údajmi. Ihneď po týchto nevyhnutných úkonoch smerujúcich k vyriešeniu situácie, všetky náhodne získané osobné údaje bezodkladne bezpečným spôsobom zlikvidujeme.

V prípade záujmu o ďalšie informácie o konkrétnej dobe uchovávania Vašich osobných údajov nás prosím kontaktujte prostredníctvom uvedených kontaktných údajov.

Vedenie účtovníctva:

Ak si objednáte ktorýkoľvek z našich produktov – tovary alebo služby, potrebujeme vaše osobné údaje (fakturačné údaje), aby sme vyhoveli zákonnej povinnosti pre vystavovanie a evidenciu daňových dokladov.

Priamy marketing – zasielanie newsletteru (emailov)

Vaše osobné údaje (email, v niektorých prípadoch meno), webové stránky, ktoré ste navštívili, na čo najčastejšie klikáte a časy, kedy emaily najčastejšie otvárate používame pre účely priameho marketingu – posielanie obchodných oznámení.

Ak si objednáte niektorý z našich produktov (či už platených alebo zdarma), tak vnímame oprávnený záujem posielať vám newsletter (emaily) s tematikou marketingu a know how kľúčového pre úspech v podnikaní. Budeme to robiť maximálne 3 roky od prihlásenia.

Pokročilý marketing na základe súhlasu

Iba na základe vášho súhlasu vám môžeme zasielať aj inšpirujúce ponuky tretích osôb alebo využiť e-mailovú adresu napríklad pre remarketing a cielenie reklamy na Facebooku. Ten môžete samozrejme kedykoľvek odvolať prostredníctvom našich kontaktných údajov.

Vaše osobné údaje si ponecháme do uplynutia premlčacích lehôt, ak zákon nestanoví dlhšiu dobu k ich uchovávaniu alebo sme v konkrétnych prípadoch neuviedli inak.

Poskytovanie osobných údajov tretím stranám

K vašim osobným údajom majú prístup naši zamestnanci a spolupracovníci, ktorí sú viazanú mlčanlivosťou a prešli si školením v oblasti bezpečnosti spracovávania osobných údajov.

Väčšinu spracovateľských operácii zvládame sami a nepotrebujeme k nim 3. strany.

Pre zaistenie niektorých konkrétnych spracovateľských operácii, ktoré si nedokážeme zaistiť vlastnými silami, využívame služby a aplikácie spracovávateľov, ktorí sa na dané spracovanie špecializujú a sú v súlade s GDPR.

Sú to poskytovatelia nasledujúcich platforiem a služieb:

Poskytovatelia hostingu a serverových služieb

Websupport, s.r.o. – hosting webu

Analytické nástroje

Google Analytics – štatistiky návštevnosti webu

Google Inc., 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA 94043, USA

Je možné, že sa v budúcnosti rozhodneme využiť ďalšie aplikácie alebo spracovávateľov, pre uľahčenie a skvalitnenie spracovávania. Sľubujeme vám však, že v takomto prípade budeme na spracovávateľov klásť pri výbere minimálne rovnaké nároky na zabezpečenie a kvalitu spracovania ako na seba.

Zabezpečenie a ochrana osobných údajov

Chránime osobné údaje v maximálnej možnej miere pomocou moderných technológii, ktoré zodpovedajú stupňu technického rozvoja. Chránime ich ako keby boli naše vlastné. Prijali sme a udržujeme všetky možné (aktuálne známe) technické a organizačné opatrenia, ktoré zabraňujú zneužitiu, poškodeniu alebo zničeniu vašich osobných údajov.

Presun údajov mimo Európsku úniu

Všetky dáta spracovávame výhradne v Európskej únii alebo v krajinách, ktoré zaisťujú zodpovedajúcu úroveň ochrany na základe rozhodnutí Európskej komisie.

Vaše práva v súvislosti s ochranou osobných údajov

V súvislosti s ochranou osobných údajov máte viacero práv. Ak budete chcieť niektoré z týchto práv využiť, prosím, kontaktujte nás e-mailom na: nubium@nubium.sk

• Máte právo na informácie, ktoré je plnené už touto informačnou stránkou so zásadami spracovávania osobných údajov.
• Vďaka právu na prístup nás môžete kedykoľvek vyzvať a my vám doložíme v lehote 30 dní, aké vaše osobné údaje spracovávame a prečo.
• Ak sa u vás niečo zmení alebo budete považovať vaše osobné údaje za neaktuálne alebo neúplné, tak máte právo na doplnenie a zmenu osobných údajov.
• Právo na obmedzenie spracovania môžete využiť, ak sa domnievate, že spracovávame vaše nepresné údaje, domnievate sa, že vykonávame spracovanie nezákonne, ale nechcete všetky údaje zmazať alebo ak vznesiete námietku proti spracovávaniu. Obmedziť môžete rozsah osobných údajov alebo účel spracovania. (Napríklad odhlásením z newsletteru obmedzujete účel spracovania pre zasielanie obchodných oznámení.)
• Právo na prenositeľnosť
• Ak by ste chceli svoje osobné údaje vziať a preniesť k niekomu inému, budeme postupovať rovnako ako pri využití práva na prístup – len s tým rozdielom, že vám informácie dodáme v strojovo čitateľnej podobe. Tu potrebujeme aspoň 30 dní.
• Právo na výmaz (býť zabudnutý)
• Vašim ďalším právom je právo na výmaz (byť zabudnutý). Nechceme na vás zabudnúť, ale ak si to budete priať, máte na to právo. V takomto prípade vymažeme všetky vaše osobné údaje zo systému aj zo systému všetkých čiastkových spracovávateľov a záloh. Na zaistenie práva na výmaz potrebujeme 30 dní.
• V niektorých prípadoch sme viazaní zákonnou povinnosťou, a napr. musíme evidovať vystavené daňové doklady počas doby stanovenej zákonom. V tomto prípade tedy zmažeme všetky osobné údaje, ktoré nie sú viazané iným zákonom. O dokončení výmazu vás budeme informovať na e-mail.

Sťažnosť na Úrade na ochranu osobných údajov

Ak máte pocit, že s vašimi údaji nezachádzame v súlade so zákonom, máte právo sa so svojou sťažnosťou kedykoľvek obrátiť na Úrad na ochranu osobných údajov. Budeme veľmi radi ak nás najprv budete informovať o tomto podozrení, aby sme s tým mohli niečo urobiť a prípadné pochybenie napraviť.

Odhlásenie sa zo zasielania newsletteru a obchodných oznámení

E-maily s inšpiráciou, článkami či produktmi a službami vám zasielame ak ste náš zákazník na základe nášho oprávneného záujmu. Odhlásiť sa môžete prostredníctvom odhlasovacieho odkazu na konci každého e-mailu.

Mlčanlivosť

Dovoľujeme si vás uistiť, že naši zamestnanci, spolupracovníci a spracovatelia, ktorí budú spracovávať vaše osobné údaje, sú povinní zachovávať mlčanlivosť o osobných údajoch a o bezpečnostných opatreniach, ktorých zverejnenie by ohrozilo zabezpečenie vašich osobných údajov. Bez vášho súhlasu nebudú vaše osobné údaje vydané žiadnej inej tretej strane.

Tieto zásady spracovania osobných údajov platia od 1.1.2023